Crear un family office en España no termina con la decisión de hacerlo. Empieza. El trabajo real son los primeros cien días: definir la estructura, inventariar los activos y construir la infraestructura de datos y gobernanza desde la que operar. Sin esa base, el patrimonio queda expuesto a riesgos que no siempre se ven hasta que ya han ocurrido.
Esta guía está pensada para quien ya ha tomado la decisión, no para quien todavía se la plantea. Si buscas una introducción a qué es un family office y cómo elegir la modalidad adecuada, ese es el punto de partida previo a lo que aquí se describe.
Por qué los primeros 100 días definen el éxito del family office
El 75% de los family offices españoles se encuentra todavía en fases iniciales, sin estructura formal de gestión profesional del patrimonio. Es el dato más revelador del mercado nacional: la mayoría de quienes han decidido crear un family office no ha completado aún la puesta en marcha.
La razón tiene que ver con el perfil habitual del fundador. La mayoría de los family offices en España no nace de una herencia financiera pura, sino de la liquidez generada por la venta o maduración de un grupo empresarial familiar. El fundador tipo tiene entre 50 y 65 años, es primera generación, y se enfrenta de forma simultánea a la creación de la estructura, a la gestión de activos que antes no existían en esa forma y a la planificación del relevo.
Ese perfil explica la inercia. Y la inercia tiene costes reales: riesgo fiscal por estructuras mal diseñadas, riesgo de concentración por activos no inventariados, riesgo de gobernanza cuando la segunda generación entra sin reglas claras.
Los primeros cien días no son para invertir. Son para construir la plataforma desde la que invertir bien. El orden de las decisiones importa más que la velocidad de cada una.
Fase 1 (días 1-30): estructura legal, inventario de activos y política de inversiones
Elegir la estructura legal adecuada
En España no existe una figura jurídica específica denominada "family office". La estructura se implementa a través de una o varias entidades: sociedad holding en forma de SA o SL, Empresa de Asesoramiento Financiero registrada en la CNMV si el family office presta asesoramiento a miembros de la familia que no tienen la condición de cliente profesional, SICAV con los requisitos de accionariado que introdujo la reforma de 2022 para mantener el tipo reducido del 1% en el Impuesto de Sociedades, o ETVE si hay exposición a valores extranjeros.
Cada forma tiene implicaciones fiscales distintas. El artículo 21 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece una exención del 95% en dividendos y plusvalías de participaciones con al menos el 5% de tenencia y un año de antigüedad, lo que convierte al holding en la estructura habitual para patrimonios mixtos con participaciones empresariales. La decisión sobre qué combinación encaja con cada situación familiar no es genérica. Es la primera razón por la que el asesoramiento legal y fiscal propio es imprescindible antes de mover ningún activo.
Disclaimer fiscal: este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento fiscal ni legal. Las referencias a la normativa tributaria (art. 21 LIS, tipos del IS para SICAV, exenciones) se incluyen como contexto descriptivo. Cada family office debe contar con asesores especializados para determinar la estructura que corresponde a su situación concreta.
Sobre la modalidad, los datos del mercado español son claros: el 83% de los family offices con patrimonio inferior a 100 millones de euros elige una estructura multi-family office o un family office integrado en el holding empresarial familiar. A partir de 100 millones, el 64% opta por el single family office. A partir de 250 millones, esa proporción sube al 72%. Si todavía tienes dudas sobre qué modelo encaja mejor con tu situación, el análisis de SFO o MFO: qué modelo encaja con tu patrimonio desarrolla ese criterio en detalle.
Inventario de activos: la foto antes del mapa
Antes de consolidar hay que saber qué hay. Parece obvio, pero no lo es. Los activos de una familia empresarial suelen estar repartidos entre varias entidades bancarias, en distintos países, en vehículos de diversa naturaleza jurídica y con valoraciones que nadie ha actualizado en meses.
El inventario debe cubrir todas las clases de activo: cuentas corrientes y depósitos, fondos de inversión, cartera de renta variable, inmobiliario, participadas no cotizadas y otros activos de naturaleza diversa. La composición típica de cartera en España refleja esa diversidad: inmobiliario representa en torno al 22%, fondos de inversión el 26%, mercados privados el 25%, renta variable el 15% y empresas no cotizadas el 6%.
Sin ese inventario, el primer reporte es imposible. Y sin el primer reporte, el family office no está operativo.
Para entender cómo consolidar activos de naturaleza tan distinta en una sola vista, el artículo sobre cómo consolidar todas las clases de activo en una sola vista ofrece el marco conceptual y operativo de referencia.
Primera versión de la política de inversiones
Solo el 54% de los family offices españoles tiene una política de inversiones escrita. El objetivo en los primeros treinta días no es cerrarla. Es que exista.
Aunque sea en versión borrador, la política de inversiones permite dar instrucciones coherentes al custodio, orientar al equipo externo desde el primer día y evitar que las decisiones de inversión dependan de quién coge el teléfono en cada momento. Sin ese documento, no hay brújula.
Fase 2 (días 31-60): consolidación patrimonial y proveedores clave
El hito que más se retrasa: la primera vista consolidada del patrimonio
El 69% de los family offices ya ha adoptado sistemas automatizados de reporting de inversión. Aun así, el 65% todavía usa hojas de cálculo como herramienta principal. La brecha entre esos dos datos no es una contradicción: refleja que la migración desde el Excel sigue siendo el cuello de botella más frecuente en la puesta en marcha.
La consolidación operativa significa conectar todas las entidades bancarias y custodios, agregar los activos inmobiliarios y las participadas, y producir la primera foto completa del patrimonio en tiempo real. No es un ejercicio contable. Es la condición necesaria para tomar cualquier decisión de inversión con información completa. Sin visión consolidada, el patrimonio se gestiona a ciegas.
La integración de datos de mercados privados y la consolidación multi-entidad son el principal punto ciego tecnológico de los family offices a nivel global. Es la razón por la que este es el hito que más se retrasa en la práctica. Y la razón por la que activarlo en la segunda fase, y no en la tercera, marca la diferencia.
VUMI permite tener esa primera foto consolidada en semanas, no en meses. Conecta directamente con bancos y custodios españoles a través de una API de conexión propia, sin depender de terceros para la capa de conectividad, y agrega todas las clases de activo en una sola vista: cuentas, inversiones financieras, inmobiliario y participadas. El acceso es en modo solo lectura desde la fuente, lo que garantiza la calidad del dato sin intermediarios.
Seleccionar los proveedores externos clave
En paralelo a la consolidación patrimonial, la segunda fase es el momento de tomar las decisiones de proveedor que no pueden esperar: custodio, asesor legal de la estructura holdista y gestor de inversiones.
Los datos del mercado español muestran que los servicios más externalizados son el asesoramiento legal, en el 66% de los casos, y el asesoramiento fiscal, en el 61%. El equipo interno máximo habitual es de seis personas. A nivel global, el personal absorbe el 67% del coste total de operación de un family office, y la primera contratación más frecuente es el gestor de cartera.
La externalización temprana de legal y fiscal libera capacidad interna para las decisiones que sí requieren presencia directa del titular o del director del family office.
Hay un aspecto que se subestima sistemáticamente en la selección de proveedores tecnológicos: la seguridad. El 43% de los family offices globales ha sufrido un ciberataque en los últimos doce a veinticuatro meses. Y el 31% carece de cualquier estrategia de ciberseguridad. Incorporar criterios de seguridad en la elección de la plataforma de consolidación patrimonial no es una decisión para el año dos. Es una condición desde el primer día.
Fase 3 (días 61-100): gobernanza y primer reporte
Formalizar el protocolo familiar y el comité de inversión
Solo el 57% de los family offices españoles tiene un protocolo familiar formalizado. La gobernanza es, sin embargo, la prioridad clave que el 62% del sector identifica para 2025.
El protocolo familiar no tiene valor ejecutivo automático. Para que tenga eficacia jurídica real, debe articularse mediante pactos parasociales o cláusulas incorporadas a los estatutos societarios. El objetivo en los cien primeros días no es un protocolo definitivo, cerrado y notarizado. Es tener un borrador aprobado por la familia y un comité de inversión activo.
La urgencia no es solo de gobernanza presente. Es de gobernanza futura. Solo el 27% de los family offices tiene un proceso estructurado para preparar a los herederos, y solo el 35% ha definido un plan de sucesión para el propio family office como entidad. El 40% de los family offices españoles identifica ya la sucesión como un desafío crítico, y un 35% se enfrentará a un relevo generacional en los próximos diez años.
La gobernanza no es una conversación para dentro de diez años. Los primeros cien días son el momento natural para dejarla encauzada.
Para una visión más completa del marco aplicable a estructuras patrimoniales complejas, el artículo sobre gobernanza patrimonial en el holding familiar ofrece el marco legal y práctico de referencia.
El primer reporte formal: el hito que marca el fin de la puesta en marcha
El primer reporte consolidado entregado al titular, a la familia o al consejo es el indicador de que el family office está operativo. No es un PDF de cierre de mes. Es la evidencia de que el sistema de datos funciona, la gobernanza está activa y la política de inversiones puede aplicarse.
El reporte debe ser personalizable: en formato, periodicidad y nivel de detalle, adaptado al perfil de quien lo recibe. Un titular que supervisa personalmente la cartera necesita una vista distinta a la que recibe un consejo familiar con composición mixta de generaciones.
Para saber qué debe contener un informe patrimonial pensado para el consejo o la familia, el artículo sobre qué debe incluir el informe patrimonial para el consejo de administración desarrolla la estructura, los indicadores y los criterios de adaptación por destinatario.
VUMI produce ese primer reporte con todos los activos visibles desde una sola pantalla: cuentas corrientes, inversiones financieras, inmobiliario y participadas. El reporte ejecutivo es completamente personalizable en formato y periodicidad, y la interfaz está diseñada para el perfil directivo sin requerir formación técnica para operarla.
Coste y tamaño del equipo: qué esperar en el primer año
El coste anual de operar un single family office se sitúa entre el 0,35% y el 0,44% del patrimonio gestionado. En términos absolutos, eso equivale a entre 350.000 y 440.000 dólares por cada cien millones de activos bajo gestión, según datos globales de UBS de 2025. El personal absorbe el 67% de ese coste.
Es un dato de referencia global, construido sobre una muestra de family offices con un patrimonio medio de 1.100 millones de dólares. En España, donde los patrimonios son más pequeños y el equipo inicial es habitualmente de tres a seis personas, la lectura directa requiere ajuste. La externalización temprana de legal y fiscal reduce la carga interna de los primeros meses y permite que el equipo propio se concentre en la supervisión estratégica.
La decisión sobre el tamaño del equipo y el grado de externalización es inseparable de la decisión sobre la modalidad del family office. El análisis de holding familiar: estructura y gestión del patrimonio ofrece el contexto sobre cómo se organiza la estructura cuando el family office crece a partir de un grupo empresarial existente.
Resumen: las tres prioridades en los 100 primeros días
La secuencia importa tanto como las decisiones individuales. El orden correcto:
Días 1-30. Estructura legal y foto de activos. Elegir la forma jurídica con asesoramiento propio. Inventariar todos los activos antes de consolidar nada. Producir un primer borrador de política de inversiones que pueda orientar al custodio y al equipo externo desde el primer día.
Días 31-60. Consolidación patrimonial y proveedores clave. Activar la plataforma de consolidación para obtener la primera vista completa del patrimonio en tiempo real. Tomar las decisiones de custodio, asesor legal y gestor de inversiones. Incorporar criterios de seguridad en todas las elecciones tecnológicas.
Días 61-100. Gobernanza y primer reporte. Aprobar un borrador de protocolo familiar con la familia. Constituir el comité de inversión y reunirlo al menos una vez. Producir y entregar el primer reporte consolidado al titular, al consejo o a la familia.
El family office está operativo cuando ese reporte existe y cuando quien lo recibe puede tomar decisiones con él. No antes.
Cómo ayuda VUMI
La consolidación patrimonial es el hito que más se retrasa en la puesta en marcha de un family office, y es el que desbloquea todos los demás. Sin foto completa del patrimonio, no hay política de inversiones aplicable, no hay reporte posible y no hay gobernanza efectiva.
VUMI permite tener esa primera foto consolidada en semanas, no en meses. Conecta directamente con todos los bancos y custodios españoles a través de una API de conexión propia, sin depender de ningún tercero para la capa de conectividad. Agrega en una sola vista todas las clases de activo: cuentas, inversiones financieras, inmobiliario y participadas. El acceso es en modo solo lectura desde la fuente, lo que garantiza la calidad e integridad del dato.
El reporte ejecutivo es completamente personalizable en formato, periodicidad y nivel de detalle. La interfaz está diseñada para el perfil directivo: sin formación técnica, sin curva de aprendizaje larga, con la información disponible desde el primer día de uso.
Si estás en los primeros meses de tu family office y quieres saber cuánto tiempo necesitarías para tener la primera vista consolidada, puedes solicitar una demostración en vumi.io.
Para entender qué plataforma de consolidación encaja mejor con las necesidades de un family office en fase de puesta en marcha, el artículo sobre software de gestión patrimonial para family offices ofrece los criterios de evaluación relevantes.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto patrimonio necesito para crear un family office en España?
No hay un umbral legal. En la práctica, hoy se constituyen estructuras desde los 20 o 30 millones de euros en formato multi-family office o family office integrado en el holding empresarial familiar. A partir de 100 millones, el single family office empieza a ser económicamente viable: el 64% de los family offices españoles con ese nivel de patrimonio opta por esa modalidad. Por encima de 250 millones, esa proporción sube al 72%.
¿Qué estructura legal es la más habitual para un family office en España?
No existe en España una figura jurídica específica denominada "family office". Las opciones más habituales son la sociedad holding en forma de SA o SL, la Empresa de Asesoramiento Financiero registrada en la CNMV, la SICAV con los requisitos que introdujo la reforma de 2022, y la ETVE para estructuras con exposición a valores extranjeros. Cada familia debe contar con asesoramiento legal y fiscal propio para determinar la combinación adecuada.
¿Cuánto cuesta operar un family office al año?
Según datos globales de UBS de 2025, el coste anual de un single family office se sitúa entre el 0,35% y el 0,44% del patrimonio gestionado, lo que equivale a entre 350.000 y 440.000 dólares por cada cien millones de activos. El personal absorbe el 67% de ese coste. Son cifras de referencia global sobre una muestra de patrimonios con una media de 1.100 millones de dólares; en España, donde los patrimonios son más pequeños, el coste operativo es proporcionalmente menor.
¿Cuántas personas necesita un family office en sus primeros años?
En España, el equipo interno máximo habitual es de seis personas. A nivel global, la media es de doce empleados, pero esa referencia corresponde a estructuras con patrimonios significativamente mayores. La primera contratación más frecuente es el gestor de cartera de inversión. Los servicios legales y fiscales se externalizan en el 66% y el 61% de los casos respectivamente.
¿Qué servicios debe externalizar un family office y cuáles conviene tener internos?
El asesoramiento legal y fiscal son los servicios más externalizados, y esa decisión está justificada en la mayoría de los casos: requieren especialización que es difícil de internalizar con equipos reducidos. La gestión de inversiones puede ser interna, híbrida o totalmente externalizada según el tamaño del patrimonio y la capacidad del equipo. La consolidación patrimonial y el reporting son funciones que se benefician de una plataforma tecnológica, no de más personal.
¿Cuándo hay que firmar el protocolo familiar y es obligatorio antes de operar?
No es obligatorio legalmente. Pero el 57% de los family offices españoles ya tiene uno, y el 62% del sector lo cita como prioridad clave. El protocolo familiar no tiene valor ejecutivo automático: para que tenga eficacia jurídica, debe articularse mediante pactos parasociales o cláusulas estatutarias. El objetivo en los cien primeros días no es un documento definitivo, sino un borrador aprobado por la familia y un comité de inversión activo.
¿Cuándo se produce el primer reporte patrimonial consolidado en un family office?
Debería producirse entre los días 31 y 60, una vez activada la plataforma de consolidación y conectadas las entidades bancarias y custodios. Es el hito que marca el fin de la puesta en marcha. Sin visión consolidada del patrimonio no hay base para ninguna decisión de inversión, y el reporte no puede producirse sin esa visión previa.
¿Cómo sé que el family office está realmente operativo?
Cuando el primer reporte consolidado se entrega al titular, al consejo o a la familia con todos los activos incluidos, con la política de inversiones aprobada y con el comité de inversión reunido al menos una vez. Ese momento marca el paso del family office en constitución al family office en operación normalizada.
Fuentes
- OpenWealth y finReg360, "Descubriendo al family office español", mayo 2025
- Deloitte y FOMM, "II Estudio Gobernanza e Inversión: Perspectivas de los Family Office en España", octubre 2023
- UBS, "Global Family Office Report 2025"
- UBS, "Global Family Office Report 2026"
- Campden Wealth, "Family Office Operational Excellence Report 2025"
- Deloitte, "Las 10 principales tendencias de los Family Office para 2024"
- IEF y KPMG, "La Empresa Familiar en España 2025"
- andSimple, "Family Office Software & Technology Report 2025"
- CaixaBank, "One in three family offices in Spain will be facing a generational shift over the next ten years", mayo 2025
Especialista en consolidación patrimonial y reporting para family offices y empresas familiares en España.
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