Es jueves por la tarde y el consejo se reúne el lunes. El CFO del holding tiene que cerrar el informe patrimonial del trimestre, pero el Excel de tesorería no cuadra con el de la gestora, el dato del inmueble en alquiler lleva dos meses sin actualizar y nadie sabe quién tocó por última vez la hoja de participadas. Esto es exactamente lo que un software de reporting patrimonial para el consejo de administración debería eliminar: consolida la información del patrimonio del grupo, entidad por entidad y clase de activo por clase de activo, en un formato listo para presentar sin depender de hojas de cálculo dispersas.
Elegir esa plataforma no es un proyecto de TI, es una decisión que afecta a lo que el consejo ve, cuándo lo ve y con qué nivel de confianza. Este checklist recoge los 8 criterios que deberían filtrar cualquier propuesta de software de reporting patrimonial antes de firmar nada.
Si lo que buscas es qué debe incluir el contenido del informe en sí, ya cubrimos ese detalle en Informe patrimonial para el consejo de administración: qué debe incluir. Aquí el foco es distinto, cómo elegir la herramienta que lo genera.
Los 8 criterios para elegir software de reporting patrimonial para el consejo
1. Personalización real de formato y periodicidad, no una plantilla fija
La mayoría de herramientas de reporting entregan un PDF con un formato cerrado. Sirve para un banco, no para un consejo que quiere ver la tesorería agregada un trimestre y el detalle por sociedad al siguiente.
Pregunta al proveedor si el formato, la periodicidad y el nivel de detalle se pueden ajustar sin depender de su equipo técnico. Si cada cambio de plantilla requiere un ticket de soporte, no es personalización real.
2. Cobertura de todas las clases de activo del grupo
Un holding rara vez tiene solo cuentas e inversiones financieras. También tiene inmobiliario, participaciones en otras empresas y, a veces, activos que no encajan en ninguna categoría estándar.
Si el software solo consolida lo financiero y deja fuera el inmobiliario o las participadas, el consejo sigue viendo una foto parcial. La pregunta correcta no es "¿qué activos soporta?", sino "¿qué queda fuera de la vista consolidada?".
3. Trazabilidad y auditoría del dato que llega al consejo
Cada cifra que aparece en el informe del consejo debería poder rastrearse hasta su origen, quién la introdujo o actualizó, cuándo y desde qué fuente. Esto no es un capricho de control interno, es lo que sostiene la responsabilidad de quien firma el informe ante el órgano de administración.
Sin ese historial, cualquier discrepancia se investiga a mano, revisando correos y versiones de Excel. Con él, la revisión toma minutos.
4. Tiempo de generación del informe
En un proceso manual, cerrar el informe patrimonial de un grupo con varias sociedades puede llevar días o semanas, dependiendo de cuántas fuentes haya que cuadrar. En una plataforma de consolidación real, el informe se genera sobre datos ya actualizados, no sobre un cierre que hay que reconstruir cada vez.
Pide al proveedor una demo con datos reales del grupo, no con un dataset de ejemplo. La diferencia entre "instantáneo" y "instantáneo si los datos ya están limpios" se ve ahí.
5. Quién puede editar y aprobar antes de que llegue al consejo
El informe no debería llegar al consejo directamente desde quien lo construye. Tiene que pasar por un flujo de revisión, quién prepara, quién revisa, quién aprueba, antes de la reunión.
Esto exige permisos diferenciados por rol dentro de la plataforma. Sin ellos, cualquier persona con acceso puede modificar una cifra sin que quede constancia de quién ni por qué.
6. Integración con la fuente del dato: API propia o carga manual
Aquí está la diferencia estructural entre plataformas. Algunas se conectan directamente a bancos y custodios mediante su propia integración; otras dependen de terceros para esa conectividad, o directamente piden que alguien suba extractos a mano cada mes.
VUMI es la única plataforma en España con API de conexión propia a bancos y custodios, sin depender de un intermediario para la capa de conectividad. Pregunta siempre si la conexión es propia o subcontratada, porque de ahí depende la actualidad y la fiabilidad del dato.
7. Seguridad y certificaciones
El patrimonio de un grupo familiar es información sensible, y el consejo tiene el deber de saber cómo se protege. Exige certificación ISO/IEC 27001, alojamiento de los datos en la Unión Europea y un contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.
Si el proveedor no puede mostrar estos tres elementos con claridad, no es un problema menor que se resuelva después. Es un motivo para descartarlo.
8. Curva de implementación y soporte continuo
Una plataforma que tarda meses en arrancar retrasa el primer informe útil al consejo. Pregunta cuánto tiempo pasa desde la firma hasta el primer informe generado con datos reales del grupo.
Igual de importante es qué pasa después del onboarding. Un proveedor con soporte cercano y tiempos de respuesta rápidos acompaña la operativa del día a día, no solo la puesta en marcha inicial.
Tabla resumen: qué preguntar antes de contratar
| Criterio | Qué preguntar al proveedor | Señal de alerta |
|---|---|---|
| Personalización de formato y periodicidad | ¿Puedo cambiar formato, periodicidad y nivel de detalle sin depender de vuestro soporte técnico? | Solo ofrecen una plantilla fija de PDF |
| Cobertura de clases de activo | ¿Qué activos del grupo quedan fuera de la vista consolidada? | Solo cubren cuentas e inversiones financieras |
| Trazabilidad del dato | ¿Puedo ver el origen y el historial de cada cifra del informe? | No hay historial de cambios ni origen del dato |
| Tiempo de generación | ¿Cuánto tarda el informe desde el cierre de datos hasta estar listo? | El informe requiere días de consolidación manual previa |
| Flujo de edición y aprobación | ¿Qué roles y permisos existen antes de que el informe llegue al consejo? | Cualquier usuario con acceso puede editar sin dejar rastro |
| Conectividad con la fuente del dato | ¿La conexión a bancos y custodios es propia o depende de un tercero? | Depende de un agregador externo o de carga manual |
| Seguridad y certificaciones | ¿Tenéis ISO 27001, alojamiento en la UE y contrato de encargo del tratamiento? | No pueden acreditar ninguna de las tres |
| Implementación y soporte | ¿Cuánto tarda el primer informe real y qué soporte hay después? | Soporte solo durante el onboarding |
Dónde encaja VUMI en este checklist
VUMI está construido sobre los dos criterios donde más fallan las alternativas genéricas: personalización real y cobertura completa de activos.
El informe que ve el consejo se ajusta en formato, periodicidad y nivel de detalle según lo que pida cada grupo, sin plantillas cerradas. Y consolida en una sola vista tesorería, inversiones financieras, inmobiliario, participadas y otros activos, sin puntos ciegos entre sociedades del grupo.
A eso se suma la API de conexión propia a bancos y custodios, la certificación ISO 27001 y un equipo de atención al cliente que acompaña más allá de la implementación inicial. Si quieres ver cómo funciona en la práctica, te lo enseñamos.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un ERP financiero y un software de reporting patrimonial para el consejo?
Un ERP gestiona la contabilidad y la operativa de cada sociedad. Un software de reporting patrimonial consolida el patrimonio del grupo entero, entidad por entidad y activo por activo, en una vista pensada para el consejo, no para el departamento contable.
¿Tengo que dejar de usar Excel por completo?
No necesariamente para todo, pero sí para lo que llega al consejo. El Excel manual introduce errores de cuadre y no deja trazabilidad de quién cambió qué dato, algo que un consejo no debería aceptar en la información que recibe.
¿Cuánto tarda en implementarse un software de reporting patrimonial?
Depende del número de entidades y fuentes a conectar, pero exige preguntarlo desde el primer contacto. Un proveedor serio debe poder dar un plazo concreto, no una respuesta vaga.
¿El informe debe incluir solo activos financieros?
No. Si el grupo tiene inmobiliario o participadas, esos activos deben aparecer en la misma vista consolidada. Un informe que solo cubre lo financiero deja fuera una parte del patrimonio real del grupo.
¿Quién debería poder editar el informe antes de que llegue al consejo?
Debe existir un flujo con roles diferenciados, quién prepara los datos, quién los revisa y quién los aprueba antes de la reunión. El acceso de edición sin ese flujo es un riesgo de gobernanza.
¿Qué certificaciones de seguridad debo exigir a un proveedor?
Como mínimo, certificación ISO/IEC 27001, alojamiento de los datos en la Unión Europea y un contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.
¿Cómo sé si el proveedor tiene API propia o depende de un tercero para conectar con los bancos?
Pregúntalo directamente y pide que lo confirmen por escrito. Muchas plataformas subcontratan la conectividad a un agregador externo sin decirlo de forma explícita en su comunicación comercial.
¿Dónde encuentro qué debe incluir el contenido del informe en sí, más allá de la plataforma?
En Informe patrimonial para el consejo de administración: qué debe incluir, donde se detalla la estructura y el contenido mínimo recomendado, incluyendo las referencias del artículo 225.3 y 245.3 de la Ley de Sociedades de Capital y la Recomendación 42 del Código de Buen Gobierno de la CNMV.
Fuentes
- Ley de Sociedades de Capital (texto refundido), artículos 225.3 y 245.3
- CNMV, Código de Buen Gobierno de las Sociedades Cotizadas, Recomendación 42
- ISO/IEC 27001
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículo 28
Especialista en consolidación patrimonial y reporting para family offices y empresas familiares en España.
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