Montar un family office propio es una decisión estructural. Antes de tomarla con rigor, hay que saber cuánto cuesta operarlo: qué partidas son fijas, cuáles conviene externalizar y en qué momento la estructura empieza a tener sentido económico. Este artículo desglosa las cifras de referencia disponibles para 2025, las contextualiza para la realidad española y ofrece una plantilla de partidas para el primer año.
¿Cuánto cuesta operar un family office? Los datos de referencia
El coste operativo anual de un family office maduro oscila entre el 0,353 % y el 0,44 % del patrimonio gestionado. Así lo recoge el UBS Global Family Office Report 2025, que encuestó a 317 family offices con un patrimonio medio de 1.100 millones de dólares.
Trasladado a euros y a la escala española: un patrimonio de 100 millones de euros implica entre 353.000 y 440.000 euros de coste operativo anual, solo en la estructura propia. Sin honorarios de gestión de activos externos.
Esas cifras corresponden a family offices ya consolidados. El de primera generación, el que está arrancando, tiene un perfil de costes diferente: mayor peso relativo del personal directivo, menor economía de escala y ausencia de procesos internos que hay que construir desde cero. Las partidas que se analizan a continuación reflejan esa realidad.
El umbral de patrimonio: cuándo tiene sentido la estructura propia
No existe en España un umbral legal mínimo para constituir un family office. El umbral es económico: la estructura tiene que absorber su propio coste sin comerse una parte irrazonable del retorno del patrimonio.
En la práctica, el punto de partida habitual en España se sitúa en los 100 a 150 millones de euros de patrimonio. Por debajo de esa cifra, un single family office o multi-family office externalizado suele ser más eficiente: los multi-family offices cobran entre el 0,5 % y el 1 % del patrimonio gestionado, sin el coste fijo de una estructura propia. Si estás evaluando qué modelo encaja mejor antes de llegar al presupuesto, el artículo sobre externalizar en un MFO o montar un family office interno ofrece ese análisis previo.
El contexto español es relevante: aproximadamente 166 family offices operan en España, frente a más de 8.000 en el mundo, y el 75 % de ellos se encuentran todavía en estadios iniciales de profesionalización. La mayoría del mercado no es el family office maduro anglosajón que sale en los informes globales. Es una familia con 100 a 200 millones de euros que está profesionalizándose por primera vez. Este artículo está escrito para ellos.
Si el concepto de qué es un family office todavía no está del todo claro, es el punto de partida lógico antes de evaluar la viabilidad económica.
Partida 1. Equipo: la mayor partida y la decisión más crítica
El personal representa el 67 % de los costes operativos de un family office, según el UBS Global Family Office Report 2025. No es una partida entre otras: es la partida que define el presupuesto.
El dato más contraintuitivo de los estudios recientes es este: en las oficinas más pequeñas, de menos de 250 millones de dólares bajo gestión, el CEO o CIO puede consumir el 72 % del presupuesto total de personal por sí solo. En las oficinas medianas ese porcentaje baja al 54 %, y en las grandes al 39 %. La escala importa. Y en las oficinas pequeñas, la primera contratación no es simplemente la más cara: es la que determina si el resto del presupuesto tiene sentido.
La primera contratación
La primera incorporación en un family office suele ser una figura que combina la función directiva con la de inversiones, lo que en los estudios internacionales aparece como el perfil CEO+CIO. Las cifras de compensación para ese perfil son las que más frecuentemente sorprenden.
Según el estudio de compensación de Heidrick & Struggles 2025, realizado sobre 106 ejecutivos en Europa y Estados Unidos, un CIO en exclusiva tiene una compensación total media en Europa de 463.000 euros. Cuando el mismo profesional asume también la función de CEO, la compensación total puede alcanzar 1,33 millones de euros.
Para un family office en arranque en España con 100 a 200 millones de euros de patrimonio, la referencia más útil es el tramo de salario base que identifica KPMG en su Global Family Office Compensation Benchmark Report 2025: entre 198.001 y 264.000 euros para el CEO europeo, con un bonus variable que el 84 % de los CEOs encuestados recibe. La compensación total en el arranque dependerá de si se contrata una función pura de CIO o una figura combinada.
La secuenciación también importa: contratar a esta persona antes de tener tecnología y procesos en marcha es el error más habitual. El equipo directivo tiene que tener algo sobre lo que trabajar desde el primer día.
Equipo estabilizado: referencia de tamaño
A nivel global, el family office medio tiene 15 empleados con un patrimonio bajo gestión de 2.000 millones de dólares, según la encuesta de Deloitte 2024 sobre 354 single family offices. Para un family office en arranque en España con 100 a 200 millones de euros, el punto de partida realista es de 1 a 2 personas internas más una red de asesores externos.
Partida 2. Tecnología y reporting: la partida que más crece
El gasto en tecnología creció un 5,7 % en 2024, la categoría de mayor inflación dentro de los costes operativos de los family offices, según el Campden Wealth Family Office Operational Excellence Report 2025. La tendencia de adopción lo confirma: el 64 % de los family offices ya usa plataformas de reporting consolidado, frente al 47 % en 2023. En dos años, la adopción ha subido casi 17 puntos porcentuales.
El 94 % externaliza servicios de IT. No construyen tecnología propia; contratan una plataforma.
Rango de costes de software de consolidación patrimonial
El rango de precios es amplio. Las plataformas de entrada orientadas a patrimonios desde 5 millones de euros parten de unos 10.000 a 15.000 dólares al año. Las plataformas enterprise, pensadas para patrimonios superiores a 25 millones de dólares, oscilan entre 50.000 y 250.000 dólares o más al año.
La plataforma de consolidación patrimonial es la partida tecnológica que mayor retorno inmediato ofrece al equipo interno: elimina el cierre manual del mes y da la visión en tiempo real que la familia necesita para tomar decisiones. Para profundizar en qué debe ofrecer una plataforma de consolidación patrimonial y cómo evaluarla, hay una guía específica en el blog.
Partida 3. Asesores externos: qué externalizar y cuánto cuesta
El 97 a 98 % de los family offices externalizan al menos una función clave. No es una práctica de los que no pueden permitirse una estructura completa: es la norma incluso en los family offices más grandes y maduros.
Las funciones que se externalizan habitualmente en la fase de arranque son, por orden de prioridad: gestión de inversiones, cumplimiento normativo y legal, auditoría y contabilidad. La tecnología también se externaliza en el 94 % de los casos.
En términos de coste, el rango de referencia para los asesores externos en conjunto se sitúa entre 100.000 y 500.000 dólares anuales, en función de la complejidad de la estructura familiar. El desglose interno del coste total asigna un 21 % a gestión de activos y un 19 % a legal y cumplimiento.
Los asesores externos representan aproximadamente el 25 a 28 % del presupuesto operativo total. Y el dato estructural más relevante: el coste puro de la estructura del family office, lo que se paga por tener el equipo y la oficina, representa solo el 57 % del coste total. El 43 % restante son honorarios de gestión de activos y servicios externos que en cualquier caso habría que pagar, con o sin estructura propia.
Partida 4. Constitución y estructura jurídica en España
En España no existe una figura jurídica específica denominada "family office". La estructura habitual se articula a través de una sociedad holding (sociedad limitada o sociedad anónima) o, cuando hay inversión en el exterior, a través de una ETVE (Entidad de Tenencia de Valores Extranjeros).
Los costes de constitución son, en sí mismos, relativamente bajos y no recurrentes:
- Notaría (escritura de constitución): entre 300 y 600 euros.
- Registro Mercantil: entre 150 y 300 euros.
- Asesoría fiscal y legal inicial: entre 500 y 2.500 euros.
- Diagnóstico patrimonial completo, revisión legal de la estructura de activos y aportación a la sociedad: entre 5.000 y 15.000 euros en la fase de arranque.
El coste de constitución como tal no es el problema presupuestario. Lo es el de la estructura que queda operativa después.
Para entender cómo funciona el holding familiar como vehículo, el artículo sobre holding familiar: qué es y cómo se gestiona detalla los aspectos jurídicos y la lógica patrimonial de esta estructura.
Nota fiscal. La exención del 95 % sobre dividendos recibidos de filiales (art. 21 LIS) es el principal incentivo fiscal del holding patrimonial. La Ley 7/2024 introdujo además el tipo reducido del 20 % para entidades de reducida dimensión, con requisitos estrictos de actividad económica real. Estas referencias son orientativas: cada estructura familiar requiere análisis jurídico y fiscal individualizado por un asesor habilitado.
Plantilla de partidas: cómo construir el presupuesto del primer año
La tabla siguiente ofrece una referencia estructurada para un family office en arranque en España, con un patrimonio de entre 100 y 200 millones de euros. No es un presupuesto exacto: es un marco para que el equipo familiar pueda empezar a dimensionar la decisión con cifras reales.
| Partida | Coste orientativo anual | Notas |
|---|---|---|
| Director ejecutivo / CIO | 198.000–464.000 € | Salario base más bonus. Primera contratación y partida más cara. |
| Staff de apoyo (1–2 personas) | 60.000–120.000 € | Analista de inversiones, asistente de gestión. |
| Tecnología de consolidación patrimonial | 10.000–50.000 € | Plataforma de reporting; el coste crece con el patrimonio. |
| Gestión de inversiones (externa) | 100.000–250.000 € | Aprox. el 21 % del coste operativo total (UBS GFO Report 2025). |
| Legal y cumplimiento | 50.000–120.000 € | Aprox. el 19 % del coste operativo total. |
| Auditoría y contabilidad | 20.000–60.000 € | Externalizado en prácticamente todos los family offices. |
| Oficina e infraestructura | 20.000–60.000 € | Aprox. el 8 % del coste operativo total. |
| Constitución (one-off, solo año 1) | 5.000–15.000 € | Coste no recurrente; solo en el año de arranque. |
| Total orientativo | 463.000–1.139.000 € | El 57 % es coste propio de estructura; el 43 % es gestión de activos y externos. |
Dos notas de lectura para esta tabla. Primera: los rangos son amplios porque el coste real depende de si se contrata un CIO de dedicación plena o una figura combinada, del nivel de externalización elegido y del tamaño del equipo de apoyo. Segunda: la partida de tecnología es, en relación con su peso presupuestario, la de mayor impacto sobre la productividad del equipo interno. Un family office que cierra el mes en Excel no tiene un problema de coste: tiene un problema de dato que multiplica las horas de trabajo de todo el equipo.
Cómo ayuda VUMI
La tecnología de consolidación es la partida que más ha crecido en adopción en los últimos dos años, y también la que más directamente sustituye trabajo manual dentro del equipo interno.
VUMI es una plataforma de consolidación patrimonial con suscripción de software, sin comisión sobre patrimonio. Su estructura de coste es predecible desde el primer día: una línea fija en el presupuesto, sin variables ligadas al patrimonio. Eso la convierte en una partida fácil de dimensionar cuando se está construyendo el presupuesto de arranque.
En cuanto a cobertura, VUMI consolida todos los activos en una sola vista: cuentas corrientes, inversiones financieras, inmobiliario, participadas y otros activos. Es el único proveedor en España con API de conexión propia a bancos y custodios, lo que significa acceso directo a la fuente del dato, en modo solo lectura, sin intermediarios.
El resultado es un reporting patrimonial consolidado que el equipo interno no tiene que construir manualmente cada mes, y que la familia puede recibir en el formato y la periodicidad que necesita.
Si estás construyendo la estructura de un family office y necesitas una plataforma de consolidación que cubra todos los activos desde el primer día, puedes ver VUMI en acción solicitando una demostración en vumi.io.
Las preguntas que debes responder antes de presupuestar
El presupuesto es la consecuencia de tres decisiones previas que conviene tener claras antes de poner cifras sobre la mesa.
¿El patrimonio es suficientemente grande para absorber el coste fijo de la estructura? La referencia es clara: por debajo de 100 a 150 millones de euros, la estructura propia compite en desventaja con los costes de un multi-family office. No es una regla absoluta, pero es el punto de partida honesto.
¿Cuántas funciones se van a gestionar internamente y cuántas se van a externalizar? La externalización no es señal de que el family office es pequeño: el 97 a 98 % de los family offices, incluidos los más maduros, externalizan al menos una función clave. La pregunta no es si externalizar, sino qué externalizar y qué mantener dentro.
¿Qué tecnología va a servir de columna vertebral del reporting? Un family office que arranca sin una plataforma de consolidación acaba construyendo el reporting en Excel, con todo el coste en tiempo y en riesgo de error que eso implica. La tecnología de consolidación no es una partida que se puede dejar para más adelante: es la que hace que el trabajo del equipo interno sea sostenible desde el primer día.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta montar un family office en España?
El coste operativo anual de referencia oscila entre el 0,353 % y el 0,44 % del patrimonio gestionado. Para un patrimonio de 100 millones de euros, eso representa entre 353.000 y 440.000 euros al año en costes operativos propios, sin incluir los honorarios de gestión de activos externos. Los datos corresponden al UBS Global Family Office Report 2025, que encuestó a 317 family offices con un patrimonio medio de 1.100 millones de dólares.
¿Qué patrimonio mínimo se necesita para que un family office propio tenga sentido?
En España, el umbral habitual a partir del cual la estructura propia empieza a ser económicamente justificable se sitúa en los 100 a 150 millones de euros de patrimonio. Por debajo de esa cifra, la alternativa del multi-family office suele ser más eficiente en coste, con un cargo de entre el 0,5 % y el 1 % del patrimonio gestionado y sin el coste fijo de una estructura propia.
¿Cuáles son las principales partidas de gasto de un family office?
Personal, que representa el 67 % del coste operativo; gestión de activos externalizada, el 21 %; legal y cumplimiento, el 19 %; infraestructura, el 8 %; y tecnología, el 7 %. El coste de la estructura propia representa el 57 % del coste total; el 43 % restante son honorarios de gestión de activos y servicios externos que en cualquier caso hay que contratar.
¿Cuánto cobra un director de inversiones (CIO) en un family office?
Según el estudio de compensación de Heidrick & Struggles 2025, realizado sobre 106 ejecutivos en Europa y Estados Unidos, la compensación total media de un CIO en exclusiva en Europa es de 463.000 euros. Cuando el mismo profesional combina las funciones de CEO y CIO, la compensación total puede alcanzar 1,33 millones de euros.
¿Qué personal mínimo necesita un family office al arrancar?
La mayoría de family offices pequeños arrancan con 1 a 2 personas internas, habitualmente una figura que combina la función directiva con la de inversiones, y una red de asesores externos para gestión de activos, legal y fiscal. En las oficinas de menos de 250 millones de dólares bajo gestión, la primera contratación puede representar hasta el 72 % del presupuesto total de personal, lo que la convierte en la decisión más crítica del proceso presupuestario.
¿Qué funciones puede externalizar un family office para reducir costes?
El 97 a 98 % de los family offices externalizan al menos una función clave. Las más habituales son gestión de inversiones, legal y cumplimiento, auditoría y contabilidad, y tecnología (el 94 % externaliza IT). La externalización permite reducir el coste fijo de la estructura y ajustar la capacidad a la complejidad real del patrimonio en cada momento.
¿Cuánto cuesta el software de consolidación patrimonial para un family office?
El rango es amplio. Las plataformas de entrada orientadas a patrimonios desde 5 millones de euros parten de unos 10.000 a 15.000 dólares al año. Las plataformas enterprise para patrimonios superiores a 25 millones de dólares oscilan entre 50.000 y 250.000 dólares o más al año. El 64 % de los family offices ya usa una plataforma de este tipo, frente al 47 % en 2023, según el Campden Wealth Family Office Operational Excellence Report 2025.
¿Tiene que registrarse un family office ante la CNMV?
No existe en España una figura jurídica específica de "family office" ni un registro obligatorio ante la CNMV por el simple hecho de gestionar el patrimonio familiar propio. Sin embargo, si el family office presta asesoramiento financiero remunerado a terceros ajenos a la familia, debe registrarse como Entidad de Asesoramiento Financiero (EAF) ante la CNMV, conforme a la Ley del Mercado de Valores.
Fuentes
- UBS Global Family Office Report 2025 (317 family offices encuestados, AUM medio $1.100 M)
- Campden Wealth / AlTi Tiedemann Global, Family Office Operational Excellence Report 2025 (146 family offices globales)
- OpenWealth (CaixaBank) y finReg360, "Discovering the Spanish Family Office", mayo 2025 (entrevistas a 40 grupos familiares en 2024)
- Heidrick & Struggles, Family Offices Compensation Survey 2025 (106 ejecutivos en EE. UU. y Europa)
- KPMG, Global Family Office Compensation Benchmark Report 2025 (605 profesionales)
- Deloitte, Family Office Insights Series — Defining the Family Office Landscape, 2024 (354 single family offices)
- Westwick Melrose & Cromwell — The Cost Structure of a Single Family Office (análisis basado en UBS 2025)
- x1wealth.com, Family Office Software Comparison 2026
- abogadosmercantiles.es — Coste de constituir una sociedad en España 2025
- capittal.es — Sociedad holding: cómo crear, 2025
Especialista en consolidación patrimonial y reporting para family offices y empresas familiares en España.
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