Cómo AUSOLAN pasó de la gestión en Excel a una visión patrimonial consolidada en tiempo real
AUSOLAN es un grupo cooperativo de referencia en el sector de la restauración colectiva y los servicios, con operaciones en toda España y un patrimonio financiero distribuido entre más de cinco entidades bancarias. La gestión de esa tesorería e inversiones, de entre 50 y 100 millones de euros, recaía sobre hojas de cálculo que había que actualizar manualmente cada vez que se necesitaba una foto del conjunto. Con VUMI, AUSOLAN consolidó por primera vez toda su información patrimonial en un único punto de acceso, automatizó la conciliación de movimientos y transformó el reporting mensual en un proceso que se resuelve en segundos.
“El reporting gana una claridad imposible de conseguir con Excel.”
Antes de VUMI
- Posiciones bancarias y saldos actualizados a mano, entidad por entidad
- Informes reconstruidos en Excel cada mes y cada trimestre desde cero
- Histórico de transacciones fragmentado, sin fuente única de verdad
- Riesgo de error elevado por dependencia de procesos manuales repetitivos
- Sin visión patrimonial global accesible en tiempo real
Con VUMI
- Todas las posiciones, bancos, fondos y alternativos, actualizadas automáticamente
- Reporting profesional generado en segundos, con claridad que Excel no permite
- Histórico fiable y ordenado de todas las posiciones, disponible en cualquier momento
- Conciliación de movimientos de inversión automatizada, sin intervención manual
- Visión consolidada del patrimonio en tiempo real, accesible desde una sola plataforma
Quién es AUSOLAN
AUSOLAN es un grupo cooperativo español del sector de la restauración colectiva y los servicios, con sede en el País Vasco. La estructura del grupo articula varias líneas de actividad, colectividades, limpieza y servicios auxiliares, y genera un volumen patrimonial relevante distribuido entre múltiples entidades financieras. La dirección financiera del grupo gestionaba esa posición con herramientas de hoja de cálculo, lo que hacía imposible disponer de una visión global actualizada sin invertir horas de trabajo manual previo. La escala del patrimonio y la diversidad de entidades y activos hacían necesaria una plataforma que centralizara el dato en tiempo real, redujera la carga operativa y permitiera un reporting a la altura de la complejidad del grupo.
El punto de partida
1.Una posición patrimonial que nadie podía ver completa sin trabajar horas antes
Con más de cinco entidades bancarias y activos entre fondos y alternativos, conocer la posición real del grupo exigía recopilar datos manualmente de cada fuente. Cada cierre mensual comenzaba con una tarea de consolidación que consumía tiempo del equipo financiero antes de que pudiera producirse ningún análisis.
2.El reporting: un proceso artesanal que se repetía desde cero cada periodo
Los informes de tesorería e inversión se rehacían en Excel mes a mes y trimestre a trimestre. El formato, el nivel de detalle y el tiempo invertido dependían de quién lo preparara y de cuántos datos hubiera que reconciliar. El resultado era un informe funcional, pero sin la claridad ni la consistencia que requiere un grupo de la dimensión de AUSOLAN.
3.Sin histórico fiable ni trazabilidad automática de movimientos
Mantener un histórico ordenado y auditado de todas las posiciones e inversiones requería una disciplina manual que ninguna hoja de cálculo garantiza. Ante cualquier consulta retrospectiva, regularización, auditoría interna o toma de decisión, el equipo necesitaba reconstruir la información desde los extractos originales.
Cómo lo resolvió VUMI
Consolidación automática de todas las entidades y clases de activo
VUMI conectó de forma directa con todas las entidades del grupo, bancos, custodios de fondos y proveedores de activos alternativos, sin intermediarios. La posición patrimonial completa queda disponible en tiempo real desde una sola plataforma, sin que el equipo financiero tenga que intervenir para actualizar ningún dato.
Reporting profesional que no requiere preparación manual
El informe que antes se reconstruía en Excel cada mes se genera hoy en segundos, con una estructura clara y consistente. La dirección del grupo accede a una visión del patrimonio que, según sus propias palabras, gana una claridad imposible de conseguir con Excel. El ciclo de reporting ha pasado de ser una carga periódica a ser un proceso prácticamente invisible.
Implantación rápida con acompañamiento real del equipo VUMI
AUSOLAN llegó a la implantación con dudas comprensibles sobre la carga inicial de trabajo y la fiabilidad de las integraciones con sus entidades. El equipo de VUMI resolvió ambas incertidumbres con rapidez: el onboarding fue notablemente más ágil de lo esperado, y el acompañamiento durante todo el proceso, con comunicación clara, disponibilidad real y resolución ágil de incidencias, generó la confianza necesaria para que el equipo adoptara la plataforma sin fricción.
Lo que cambió, en números
De la gestión por silos a una visión patrimonial única
Por primera vez, la dirección financiera de AUSOLAN dispone de una foto completa del patrimonio del grupo, tesorería, fondos e inversiones alternativas, actualizada en tiempo real y accesible desde un solo lugar. La posición ya no depende de quién haya actualizado el Excel ni de cuándo se hizo el último cierre.
Reporting con claridad que el Excel no podía dar
La calidad y la consistencia del informe patrimonial han cambiado de forma sustancial. La dirección puede analizar la evolución histórica del patrimonio, detectar exposiciones y tomar decisiones con un nivel de detalle y de confianza en el dato que antes era inaccesible sin un proceso manual previo.
Una plataforma que el equipo adopta sin curva de aprendizaje
El acceso a la plataforma describe una experiencia de uso sencilla: un aplicativo sencillo de gestionar que da una visión muy global del patrimonio. La simplicidad de la interfaz y el acompañamiento del equipo VUMI permitieron una adopción ágil, sin formación técnica específica ni dependencia de soporte externo en el día a día.
¿Listo para ver tu patrimonio con esta claridad?
Te mostramos, con tus propios custodios, cómo sería tu cierre mensual con VUMI.